On s’est employé, autant qu’il était possible de le faire, à:
- regrouper les documents par projets, et en constituer des 'dossiers' reconditionnés par types et par formats de documents (toutes les plaques de verre ont été scannées afin de pouvoir en produire des copies papier pour la consultation et préserver ainsi ces objets fragiles),
- ajouter un système de repérage physique à tous les Dossiers ainsi constitués;
- décrire les documents de façon synthétique en spécifiant leurs cotes d’origine dans le corps de la description des dossiers (abréviation les introduisant: 'cote AA:');
- pointer les documents par rapport à l’inventaire originel.
Les absences sont signalés dans le corps de l’inventaire et une liste récapitulative des documents manquants consultable en annexe est constituée.
Pour mémoire, le système de cotation de l’Académie d’architecture est constitué:
. des initiales du nom de l’architecte (ici: RHE),
. d’une abréviation désignant le type de document (DES, pour dessin; PHO, pour photographies; ARC, pour archives écrites ou imprimées),
. d’un numéro 'd’inventaire' identifiant l’unité documentaire (il existe un numéro par notice mais ce numéro ne se confond pas avec celui de la notice en question). Suit enfin un numéro - parfois composé de deux séquences (pour distinguer sans doute des sous-ensembles cohérents de documents), identifiant les documents à la pièce.
Si les documents eux-mêmes n’ont pas été recotés à l’IFA (les 'cotes AA' peuvent donc, la plupart du temps, toujours servir à désigner des document précis…), ont par contre été ajoutés les deux systèmes de référence actuellement en usage au Centre:
- cotation physique par 'dossiers' (de type 296 AA…),
- références 'Objet' (de type EXPER/C/33/2 permettant d’identifier, et d'indexer de manière univoque les unités documentaires du fonds, que celles-ci soient de types 'projets' ou 'pièces personnelles').
Cotation et conditionnement:
- 296 AA 01: boîte contenant pièces écrites et photographies, dont plaques de verre (jusqu'à 26 c 37 cm);
- 296 AA 20-21: boîtes de doc. graphiques et photographies (jusqu'à 55 x 65 cm);
- 296 AA 30-45: pochettes de doc. graphiques (jusqu'à 90 x 125 cm);
- 296 AA 50: pochette de doc. hors format.